Dossier papier ou électronique
Votre dossier peut être géré sous format papier.
Il peut aussi être créé et géré, en tout ou partie, sur support électronique à partir de documents papier numérisés ou produits directement sous forme électronique.
En cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l'un des 2 supports, pour que le dossier reste unique.
Passage au dossier électronique
Les conditions de création et de passage à la gestion des dossiers sur support électronique sont définies par l'administration, après avis du comité technique.
L'administration fixe la liste des documents, les catégories de personnels concernés et le calendrier de mise en œuvre de cette gestion. Elle fixe notamment la date à partir de laquelle toute nouvelle pièce versée au dossier ne peut l'être que sous format électronique.
Transfert du dossier
En cas de détachement ou de mise à disposition de l'agent, le dossier reste géré par l'administration d'origine. L'administration d'accueil lui transmet les documents établis pendant la période de détachement ou de mise à disposition.
Le dossier est transféré à l'administration d'accueil dans les situations suivantes :
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Mutation ou intégration dans un nouveau corps ou cadre d'emplois du fonctionnaire
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Embauche du contractuel par une autre administration.
Si l'administration d'accueil ne gère pas les dossiers de ses agents sous forme électronique, l'administration d'origine créé une copie du dossier électronique de l'agent concerné sur papier.
Le dossier électronique est détruit.
Délai de conservation du dossier
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée par arrêté pour chaque type de document.
Au départ de l'agent, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction dans des conditions fixées par arrêté.
L'archivage intermédiaire prend fin à vos 80 ans.
À la fin de la période d'archivage intermédiaire, les documents sont versés dans un service public d'archives ou éliminés.
